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此外，一些推销员打来的电话，直接由秘书处理掉即可，不必由自己接听。 有时候和比较健谈的客户通电话，在谈完正事之后往往还会聊些家常，如果采用这个方法，就不必担心电话讲太久，而错过其他电话了。也许有人 认为只要通话简短，没有特殊的方法也不会有困扰。但和客户聊聊家常是必须的，如果采用这种方法，不但可以和客户好好聊一聊，也不必担心耽误了其他的事情。

把对方来的电话说得详细一点人们最不喜欢打电话的时候，只听到对方一声“喂！”而不报上自己公 司的名称。照理说，接到电话应该说：“○○公司”，或是“○○公司业务部”，让对方确定没有打错电话，如果打错了可以趁早发现，避免浪费时间。 同样的道理，总机或是负责传达的人，如果只说“○○先生来电”，也是不对。应该说“○○公司的○○先生来电”。

像这些电话应对，应该在职员刚进公司时就要训练。譬如把各种现象电 话应对方法编印成册，让新进员工一开始就知道如何应付，等到出了问题才 教他就太晚了。

这本手册里面有各种电话应对的方法，以最令人头痛的推销员电话为 例。一般推销电话无端地占用别人的时间，就某些程度而言，可以算是一种犯罪。不过，一般推销员不会一开始就露出马脚，通常他会说“恭喜您从 10 万人中脱颖而出？？”然后渐渐扯到他所要推销的东西。这时你可以单刀直入地说：“总而言之，就是推销嘛！”不管多么厉害的推销员听到这句话， 也只能回答：“啊！是的。”然后你就赶快加上一句：“不用了，谢谢！”

马上挂断电话，不必为这个浪费时间。

此外，手册里面，对于对方打错电话时的处理，也有详细的说明。许多 人在知道对方打错电话之后，都会不高兴地说：“你打错了”，就挂断电话。

然而，这样应对的话，对方很有可能再打过来。所以，接到别人打错的电话， 一定要问清楚：“请问你打几号？”如果对方号码不对，应该告诉他：“我们这里是○号”，万一号码相同，就应该说：“您打的电话没错，不过，我 们这里是○○公司啊！”如此一来，就可以避免重蹈覆辙再打过来。其实这些都只是一些小技巧，然而稍微留心，就能减少时间的浪费。

做一份“行动记录表” 订定行动记录表比做预定表，更能妥善管理时间。 有很多人常说：“唉！自己想做的事情很多，却因为时间关係，没有办法实行！”然而，只要仔细分析一下他所谓的“时间关係”，就知道其实不 是真的没有时间，而是从一开始就认定没有时间，根本没有用心把握。所以，与其订定不知道能否实行的预定表，倒不如做一份行动记录表来得实际一 点。因为根据这份记录表，你可以清楚地知道，自己使用时间的方法到底出 了什么问题。

行动记录表没有必要持续记个一两年。只要好好记一个礼拜，自己的行 动规律自然一清二楚。只要知道这些，以后该怎么做就简单多了。最重要的是，藉由客观的数值，改变原以为没有时间的想法。

对于经常以为没有时间的人而言，唯一解决的方法似乎只是缩短睡眠时 间。他们总以为，这件事花多少时间，那件事花多少时间，最后没办法的话，再把睡眠时间缩短就可以了。然而，藉由熬夜来缩短时间，精神必然恍惚， 从长远的眼光来看，也不是什么解决的办法。所以，如果非缩短睡眠时间不可，与其熬夜倒不如早起。

在一般家庭，都是用收支簿记录金钱开销。其目的应该不只是单纯的记 帐，而是了解收支情形，更加合理地使用金钱。至于行动记录表，不是金钱的收支簿，而是时间的收支簿。使用时间和使用金钱的道理都是一样，因为 一样，了解的方式自然也是一样。

这个行动记录如果能以“分”为单位，每分每分地记录，当然是最好。 不过，这样记录可是很吃力的。可以“6 分钟”为单位。为什么以“6 分钟”

为计算单位呢？主要是 6 分钟刚好是 1 小时的十分之一，计算起来比较方便。 如果以 6 分钟为一个刻度，在方格纸上做份记录表，因为一个刻度有 5、6厘米长，必要的话还可以更加细分。对于那些常抱怨时间不够的人，希望千 万能抽时间作份行动记录表。只要下点工夫，想要多少时间都有可能。

三、提高效率，永恆而常新的课题

当今企业不论规模大小，欲在这风险丛生、变幻莫测的经济环境中掌握 经营契机，效率的提高就成为一个永恆而常新的课题。此课题之大涉及企业的战略与方针，之小则牵连员工一举手，一投足。所谓涓涓细流，可以成瀑， 如每一员工心念中常怀“效率”二字，则企业必永立于不败而至巍然。

值得借鑑的“一句话”

写完这份公文就休息一下，办完这件事就去洗个温泉等等，在每个阶段 给自己准备一份达成奖励，是提起干劲的秘诀。

女友应该是工作、读书时的鼓励，而不是妨碍。 想要避免时间浪费，可以计算一下自己的时间成本。

利用等车时间办事情时，使用有开铃装置的手錶，就可以不必担心时间，而能专心做事。 想要使会议进行不至于拖拖拉拉，必须事先决定散会时间。 订定开会时间时，如果像“一点五分”之类的加个零头，可以使