避免出错，所以都先复印通讯录来核对。
寄贺年卡应以人才当为基准。人才录上标有“○”、“△”、“×”这 些记号。“○”表示一定会寄来的人，“△”表示某年曾寄给对方，但未收到回函，“×”表示无需寄贺年卡的人。
总之，这些老闆人际关係檔案都集中在名片本、通讯录，及人才录上。 因为仅人才录就登录了约数千人，所以所寄出贺年卡的数量也相当可观。
贺年卡是复印文书处理机原稿的明信片，糙稿由老闆自己写。至于转入 到文书处理机及其复印，复印通讯录工作，核对人才录上所写的收件人姓名，则全由秘书来做，然后在写好收件人姓名的明信片上亲笔附加些贺辞。
在写完收件人姓名的阶段、亲笔附加贺辞的阶段，以及最后寄出贺年卡 的阶段，每做一个阶段都用橡皮章盖在通讯录的复印本姓名目录上。如此一来，若有遗漏或同一人寄出两张贺年卡，或者写收件人姓名或亲笔贺辞有任 何错误，均可由是否盖章来判断。
在这么多的明信片中，每封都会附加几句亲笔贺辞，通常别人会惊讶地 说：“这么多的人，还每封都写贺辞啊！”当然，这得花相当多的工夫，如果无法留意全部人的相关资料，此时就须藉助人才录了。
备註栏最有参考价值。备註栏是位于卡片的内侧，而以对方寄来的贺年 卡中所提到的近况，为信息内容，记入备註栏内。
例如，对方提到“最近正热衷于文书处理机”，则将此点和收件日期一 起记入备註栏中。
有些参考资料，回函时就可添加一句“对文书处理机有何心得？” 再者，若有谈到家庭近况如：“去年 5 月，生了长男××”则将此记入家庭概况栏。 即使没记入“何月何日诞生”，也需在孩子的姓名下方记入已几个月，“七个月 as of s1989. 1. 1”as of 是“收信当天的时间”。记入此类信息，在写第二年的贺年卡，就可以孩子的事情为话题，“××差不多开始走 路了吧！一定是个相当可爱的孩子。”
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