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既然费了功夫才录下这么多的录音带，所以应充分地利用这些录音带。 一般都使用十卷装的塑胶盒来装录音带，并将这些盒子摆放在书架上，每个盒子及每个书架都有分类。例如，有关语言方面就分为英语、法语、德 语，并且再就其中的内容加以细分。

每卷录音带盒内的索引纸上，都要写上每卷的部分内容，并且为使录音 带的内容一目了然，无论录音带的标籤，或十卷装的录音盒上所贴的标籤， 均标上标题。

对录音带所收录的内容，原则上一卷只收录一个项目。60 分钟的录音带 只收录 15 分钟的内容，在别人看来或许会觉得很浪费，但若法语后面接着录英语，那就无法明确分类、整理，且活用时也很不方便。

9.文书处理机（WOROPROCEBSOR）的磁碟片应如何保存 当今时代，文书处理机（WOROPROCEBSOR）已相当普及了。也因此平均每三个月就有新的机种上市，且性能更高，价格却不断下降。现在我们暂且不 谈低价位的机种，目前所普及的机种，大部分都是使用 3.5 英寸的磁碟片。

一张磁碟片所能容纳的信息是单行本一本的容量。磁碟片不占空间且容量大，可称得上是珍贵的信息来源。 办公室里常会使用到处理机。但磁碟片有个缺点，那就是一张磁碟片的容量很大，往往在一张磁碟片内，就存有各种各样的信息资料。 因此，在录入时应一一予以分类，一张磁碟片内，应该只存入某个主题的一连串相关资料。 某个主题即使内容很少，也不可以一张磁碟片存入好几个主题。基于此就很不方便整理，且不好灵活使用。 首先，可将录音带分成“个别专题”、“一般”、“各种形式”三大类。

“个别专题”每个辩护或诉讼案件有其各自的磁碟片。“各种形式”每一项 目，是交给法院的文件檔案。

有关大项目、中项目，其磁碟片要以颜色来分类。为了知道每张磁碟片 中所存入的资料，所以在每张磁碟片的标籤上，都记入各个主题。

再者，若每次存檔时，为了知道某张磁碟片存入的内容有多少，而每次 都须将目录拉出来，这是极为不便的。因此，为了能对内容一目了然，特别将目录列出来，如此一来，就可缩短磁碟片查阅的时间。

以专用的盒子来保存磁碟片，并且，每个大项目都放入不同颜色的盒子 内，便可缩减寻找的时间。

10.邮件应如何整理、保管呢？ 既关係到切身利益且容易保管的东西，要算是邮件了。一般来说，在某段时间内收到大量邮件的就非贺年卡莫属了。 有关贺年卡这类明信片，大多数的人并不会将它特别保管起来，通常在看过后，只会记下变更的住址等重要事项，而等热cháo一过，就会将这些卡片 扔掉，或者，是作为下一年要寄出贺年卡的参考依据。

一般管理者的办公室内，往往每年互相往来的贺年卡或问候卡件数高达 数千封，并且平时的邮件也很多，合算起来大概有上万封吧！这些邮件若不依次整理，往后就很难整理了。

首先，分为丢弃的广告邮件及值得看的邮件。而值得看的邮件，当场就 盖上当天的日期，盖章须盖在寄件人住址和姓名的左上端。这样，对住址、姓名、及收信日期便可一目了然。

其次是分类。有关日常工作的邮件，则将其归入以专题区分的檔案夹内， 这也是缩短查阅时间的必要措施之一。若无分类，留待使用时才找的话，那可就得耗费相当长的时间了。分类当然也包括了需要迅速回件或联络的信 件，所以，原则上每天都需要处理当日应回的信件或应联络的邮件。

贺年卡和私人邮件，各自分开的整理法。 贺年卡和日常邮件不同的地方是不需要在一天之内整理完，所以，首先以内容的第一个字按英文 26 字母的顺序做整理，然后在最后几天，再做归 纳，并完全按英文 26 个字母顺序来整理。此时，所收到的贺卡应将寄件人的姓名登记在管理用的目录上，并在姓名旁註明收件日期，若看目录上，尚有 未寄出的贺卡，则配合时机回寄。

在以后章节中，将谈到如何保存重要的贺卡，并转换成实用的“人才录” 资料。首先，是将必要的资料抄在人才录后，如果原本抄在人才录的内容用不着时，就应舍弃。但是，因为人才录上所写的并非是全部资料，所以应留 下未抄的贺卡，以及自认为必要的贺卡。

这些贺卡应利用书橱来保存，并按 26 个字母顺序来整理。每张贺年卡， 按年度分别贴上标籤来保存。贺卡中有标示寄件人姓名的那一面，则按 26个字母来排列。如此保管待以后要活用时，就能迅速地找出某人的贺卡，在 使用上极为方便。

11.信息活用的重点（1）将节省下来的查阅时间，挪用在附加价值高的工作上。

（2）信息整理不要期望一开始就完整美观，而应留意方便使用及单纯 化。

（3）手册有利于工作的完整性。

（4）资料应用固定的规格来复印，并且使用取放、转换都很容易的檔案 夹来做处理。

（5）复印的规则是一张纸只有一份资料，而卡式录音带、磁碟片则只收 录相关主题。

（6）使用颜色区分可使整理一目了然，并能缩短查阅的时间。

管理者的信息活用术信息必须能加以活用。以管理者的情