有关复印穿孔后的资料，是否清楚，以及复印的状况是否得当，都交由秘书确认。
（8）放进办公桌内的文件盒 核对后，若判断资料处理得当，就以别针将副本和正本固定，放入 主管的文件盒中。副本经主管核对，若有不当的部分，则按主管指示修改，然后 按前述做同样的处理。
（9）装订入文件夹中 副本经过主管核对的部分，按照第一项“新闻的选择”所列的项目，装订到暂时分类用的文件夹中。无法判别该区分到哪一项，也就是区分不明确， 或不属任何一项时，则装订在“未分类”的文件夹中。
秘书所做的分类工作，应定期核对其分类是否适当，纠正其不适当的分 类，且使其归位于适当的文件夹中，并将暂时分类用的文件资料，归入正规 的文件夹中。
（10）处理剪剩下来的部分 剪下认为必要的新闻后，所残留的碎纸屑，应放入纸袋中，然后交给主管核对，核对是否有需要的新闻被剪掉。 以上是信息整理的一本手册。通常当秘书资料处理完后，重点部分，应再核对一次。
4.文件夹的规格要统一管理者办公室内，所用的文件夹一般都统一用 B5 的规格。统一用 B5 的最 大理由，是因为工作上的文件规格，与官方或其他行政单位，都是以法院地规格为主，所做的文件和提出的文件，也大都是 B5 的规格。
另还有一个理由是，从复印机的功能来看，使用 B5 开数的纸，较为方便。 若是 B5 尚有加倍开数的 B4，这开数大部分的复印机都能复印，但 A4开的倍 数是 A3，除非是大型的复印机，不然无法复印。并且，最近传真机愈来愈普 及，而其大部分的规格都是 B4 的，下一位机种才是A4.一般事务所备的都是 B4 的机种，所以，无论 B4 或 B5 在收发信上都比较方便。
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